資產管理是每個組織都可以用來節省資金並提高生產力的工具
對於許多組織而言，有效跟踪其設置的基礎或在用工具，以及管理其額外零件供應是確定內部效率和客戶服務盈利能力的關鍵因素。然而，許多組織尚未使用徹底的財產跟踪和管理程序來確定可用於創建業務知識的質量數據的可用性，從而不可避免地為他們節省資金並提高效率。這是令人遺憾的，因為這些工具很容易提供——這只是將其作為重中之重的問題。
什麼是財產管理？
有很多定義 是“財產管理”，儘管很多討價還價主要是出於經濟考慮。有些是基於先進的維護監控系統；一些關於設備安排的管理；還有一些用於監控網絡設備甚至鐵路車輛以及集裝箱場所的目標。但是，無論您的交易在什麼情況下或應用什麼，核心定義都保持不變；財產管理是“在經濟基礎上確定、編目、監控、保存、運行、升級和更改企業有形資產的系統程序”。
為了真正有效，財產監控程序需要建立在廣泛認可的會計原則的基礎上，並通過合理的組織技術和財務敏銳度的適當組合來維持。它可以為管理提供可靠的設備，可用於得出更好的短期和持久的計劃決策。因此，每項服務都應考慮接受並歡迎這一點。
經過多年檢查和支持信息技術 (IT) 要求以及客戶在所有重要組織領域的要求，我們更願意以更加動態的方法指定物業管理，並結合以下四個重要組成部分中的每一個：
除了與特定的消費者和供應商（例如安裝的基礎或維護權利數據）之外，創建和保存關鍵管理信息以供公司內部使用的推動者。
獲取、驗證信息並將其納入業務詳細信息系統的完整流程。
一個靈活的系統，允許手動採集和/或數字捕獲以及數據結算。
一個對基本服務和操作信息進行準確和智能報告的程序。
資產監控不僅僅是對 IT 和相關設備的識別和清點；這是使您擁有的資產為企業最高效且最成功地工作的過程。更好的是，它不是你能得到的系統；然而，更確切地說，是一種由個人、流程、數據和現代技術實現的服務自我控制。
資產管理不善的跡象、症狀和影響是什麼？
資產監控不佳會導致數據質量不足——而且信息質量不足也會隨著時間的推移對業務產生不利影響。實際上，經驗表明，導致物業管理不善的常見原因有很多，包括缺乏管理和/或升級物業信息的業務控制；缺乏對擁有數據高質量的所有權；以及對人員、程序、信息和現代技術的不平衡投資。此外，一些組織可能會排除物業管理是一項基本職能，而只專注於審計；而其他人可能會排除資產數據是企業知識產權的重要組成部分。
物業管理不善的主要跡像也相當普遍，還可能包括從許多合規性和安全問題到無法控制的資源和/或支出預算、極端的網絡停機時間和性能不足、財產利用不足或過度利用、不適當的軟件應用程序、增加的運營費用和員工人數，以及來自不同公司和/或業務系統的不匹配資產信息。
此外，持續的財產管理實踐不足會影響組織，降低客戶支持分佈，污染現有的安裝數據庫，以及將銷售資源轉移到消費者信息問題上。 ，提高最高監控水平，同時降低客戶滿意度。不明確的設置基礎會延長協議更新周期、限制收入機會並阻礙創新重振計劃。財產監控不足的結果最終可能會毀掉一個組織，通常會導致以下幾個負面影響：
提高財產總擁有費用 (TCO)。
勞動力效率降低。
增加了不合規問題（即 SOx）。
客戶滿意度下降。
降低資本支出的投資回報率 (ROI)。
降低網絡/業務效率。
增加了內部和外部審計的數量。
資產監控不足的原因可能有很多；症狀普遍；而且結果也毀了。然而，好消息是提供的特定服務可以幫助任何公司預防這些風險。
PETRO 資產監控流程。
僅僅“追踪數據”不足以替代正式的財產管理計劃，而且可能是一項複雜、昂貴且極其無利可圖的任務。為了認識到資產監控計劃的全部優勢，首要任務是將標準轉變從通常很少完成或什麼都不完成的大型、被動且通常不充分的大規模清理工作中轉移出去；而是專注於執行一系列規定的、積極的流程，這些流程與消費者、合作夥伴或服務提供商有著無與倫比的聯合。還需要更多東西；更多的是官方的財產管理程序。
公司不可避免地選擇使用的資產管理工具需要滿足其細節需求——以及偶爾的特殊需求。這顯然是“一個維度不能適應所有維度”的情況。無論這種情況只需要對現有工具進行改進、修改或重新設計流程，還是需要全新的技術，都需要仔細檢查和評估每個組織的需求，並製定量身定制的補救措施並應用於實現最佳結果。
一些公司可能已經具備必要的內部技能和經驗來自行構建物業監控解決方案，而另一些公司則需要選擇在某些類型的程序和應用程序的設計和開發方面具有豐富經驗的專業人員。從信息刪除到信息同化，再到鏈接系統的增長和應用。儘管許多解決方案最初在理論上可能看起來很棒，但“魔鬼在細節中”，以及信息將在成功實施的線索中發揮重要作用。
無論是內部創建還是通過獨立的系統集成商創建，執行肯定需要關注評估、改進和報告的某些方面，以確保交付完整的服務和應用程序。幾家公司錯誤地認為，他們可以開發出一種基本“外包裝”的高效物業監控設備。儘管如此，儘管這一概念很快就得到了充分認可，但每家公司的 IT 環境都具有獨一無二的複雜性，因此幾乎在所有情況下，肯定都需要戶外幫助。
為應對個別企業的無數複雜性，我們實際上創建了自己的物業管理流程，稱為 PETRO。PETRO 包括五個重點關注領域，利用 6 Sigma 方法，可以作為有效的端到端擁有管理選項的佈局和實施的結構。5個關鍵部分包括：。
P – 庫存前：審查和準備基線 – 評估和確認公司資產、備件、供應、安裝的基礎文件，並要求提供推薦信息；執行供應、網絡審計或數據提取的框架設施；建立比較標準。
E – 提取：客戶網絡信息購買 – 從物理供應、自動化網絡探索工具或各種佈局的數據庫記錄提取中獲取信息。
T – 翻譯：數據映射 – 將信息從採集格式解釋、映射並重申為可能與公司標准信息匹配的格式。
R——核對：匹配、核對和修改——確認庫存/提取結果符合標準；將庫存/提取結果與公司的文檔基線進行匹配和識別，並生成相關的用戶報告。
O – 原始同化：轉換、合併以及大量 – 將信息直接吸收到公司係統中的過程；將綜合信息權轉換為可識別的信息元素，其質量和價值與公司數據要求和含義一致；將更改的數據組合成不同的、組合的、可識別的數據實例，以滿足業務數據需求；將更改的、集成的源信息填充到業務記錄中。
PETRO 程序的第一遍開發了一個“整潔”的記錄標準，必須隨著時間的推移而保存下來。考慮到任何類型的資產監控選項在鞋楦中的成功與所使用的持續數據維護程序的高質量直接相關，因此必須製作相應的程序和系統用戶界面以支持信息的重複更新和適應具有詳細信息的公司數據源涉及資產數據更新或更改的因素。換言之，信息的高質量不僅需要在整個過程中得到保證，服務的及時保存數據質量的能力，以及通過所有特定的接觸因素，同樣需要得到保護。
接觸點的持續資產監控流程。
持續的財產管理服務（也稱為重新定位、包含、調整、刪除-MACD 過程是 PETRO 的結構化版本，專注於持續控製過程。它是一個可重複的、一致的過程，由接觸因素的監督者共同擁有（公司內部或外部），也是文件的主數據源。必須通過及時可靠地處理更新（delta）文件來保證信息更新的質量。
在數據在不同公司之間傳遞的情況下，應該額外注意創建一個清晰的集體流程，並確保數據更新的高質量。PETRO 程序的深度和復雜性應與更新的數量和規律性成正比，此外還應與觸摸因素處信息的衛生狀況成正比。這些流程可能會有所不同，從針對小型可管理賬戶的客戶自助服務到針對具有大量和持續數據高質量問題的大型賬戶的完全協作。
持續資產監控精煉的技巧組件。
MACD 過程的關鍵車輛驅動因素包含以下四個要素：
全面的信息提取、翻譯和核對改進 – 提高程序以及累積數據更新（數字或手動）的要求。– 執行自動化或半自動化流程以確認、轉換和修復結果。– 創建 MACD 信息管理器以存儲和跟踪重複 PETRO 流程中的行為記錄 – 整個流程中自動狀態記錄的增長對所有 MACD 接觸點透明 – 在接觸點和/或戶外（客戶）位置協作更新信息.
流程、政策和程序增長——執行所需的 MACD 財產管理程序評估以及以任何方式接觸點的檢查。– 創建和建立程序以及支持 PETRO 執行的能力。– 指定近期和長期的物業管理流程所需的政策和程序。
需求/系統增長——開發所有有用的以及系統需求；協調並讓 IT 參與計算機化系統的發展，以評估、本質、翻譯、解決和吸收公司信息。– 根據需要推進功能設計和系統，以支持財產管理程序。
信息維護 – 制定程序以維持資產監控流程以實現長期應用，包括持續的數據維護和誠實。– 顯著的物業績效跟踪和控制流程的增長。
DeSiena 先生是 Bardess Team, Ltd. 的諮詢服務總裁，該公司是一家監控諮詢公司，專注於數據振興、公司流程設計以及服務相關業務的信息技術。他目前是新夾克細節管理協會的董事會成員。